KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI

Kişisel verilerin korunması, ULMET İş Makineleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi’nin (“ULMET”) en önemli öncelikleri arasında yer almaktadır. Bu kapsamda çalışan adaylarımızın, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ile üçüncü kişilerin kişisel verilerinin korunması ve işlenmesi bu Politika ile yönetilmektedir.

T.C. Anayasası’na göre herkes, kendisiyle ilgili kişisel verilerin korunmasını isteme hakkına sahiptir. ULMET, bu doğrultuda gerekli idari ve teknik tedbirleri almakta ve kişisel verilerin korunmasını şirket politikası olarak benimsemektedir.

Bu Politika’da kişisel verilerin işlenmesinde ULMET’in benimsediği temel ilkeler şunlardır:

• Kişisel verileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun işleme
• Kişisel verileri doğru ve gerektiğinde güncel tutma
• Kişisel verileri belirli, açık ve meşru amaçlar için işleme
• Kişisel verileri işlendikleri amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme
• Kişisel verileri ilgili mevzuatta öngörülen veya işlendikleri amaç için gerekli olan süre kadar muhafaza etme
• Kişisel veri sahiplerini aydınlatma ve bilgilendirme
• Kişisel veri sahiplerinin haklarını kullanması için gerekli sistemi kurma
• Kişisel verilerin muhafazasında gerekli tedbirleri alma
• Kişisel verilerin işleme amacının gereklilikleri doğrultusunda üçüncü kişilere aktarılmasında ilgili mevzuata ve KVK Kurulu düzenlemelerine uygun davranma
• Özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesine ve korunmasına gerekli hassasiyeti göstermek

MADDE 1: POLİTİKA’NIN AMACI

Politika’nın temel amacı, ULMET tarafından hukuka uygun bir biçimde yürütülen kişisel veri işleme faaliyeti kapsamında; müşterilerimiz, çalışanlarımız, çalışan adaylarımız, şirket hissedarlarımız, şirket yetkililerimiz, ziyaretçilerimiz, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkilileri ile üçüncü kişiler başta olmak üzere kişisel verileri ULMET tarafından işlenen kişileri bilgilendirerek şeffaflık ve güveni sağlamaktır.

MADDE 2: İÇERİK VE TANIMLAR

Bu Politika; çalışanlarımızın, çalışan adaylarımızın, şirket hissedarlarının, şirket yetkililerinin, ziyaretçilerimizin, iş birliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ile üçüncü kişilerin otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkindir.

Bu Politika metninde yer alan temel kavramların tanımları şöyledir:

Açık rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza.

Anonim Hale Getirme: Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesi.

Çalışan: ULMET personeli.

İlgili kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi.

İmha: Kişisel verilerin silinmesi, yok edilmesi veya anonim hale getirilmesi.

KVKK/Kanun: 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu.

Kişisel veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.

Kişisel verilerin işlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, saklanması, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul: Kişisel Verileri Koruma Kurulu.

Özel nitelikli kişisel veri: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri.

Politika: Kişisel Verilerin Korunması ve İşlenmesi Politikası.

ULMET/Şirket: ULMET İş Makineleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi.

Veri işleyen: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak veri sorumlusu adına kişisel verileri işleyen gerçek veya tüzel kişi.

Veri sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu gerçek veya tüzel kişi.

VERBİS: Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi.

MADDE 3: POLİTİKA’NIN VE İLGİLİ MEVZUATIN UYGULANMASI

Kişisel verilerin işlenmesi ve korunması konusunda yürürlükte bulunan ilgili kanuni düzenlemeler öncelikle uygulama alanı bulacaktır. Yürürlükteki mevzuat ile Politika arasında uyumsuzluk bulunması durumunda ULMET, yürürlükteki mevzuatın esas alınacağını kabul etmektedir.

MADDE 4: POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜĞÜ

ULMET tarafından düzenlenen bu Politika, internet sitemizde yayımlandığı gün yürürlüğe girer. Politika’da değişiklik olması halinde yürürlük tarihi güncellenecektir. Politika, ULMET’in internet sitesinde yayımlanır ve kişisel veri sahiplerinin talebi üzerine ilgili kişilerin erişimine sunulur.

MADDE 5: KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASINA İLİŞKİN HUSUSLAR

ULMET, KVKK’nın 12. maddesi uyarınca işlemekte olduğu kişisel verilerin hukuka aykırı olarak işlenmesini önlemek, verilere hukuka aykırı olarak erişilmesini önlemek ve verilerin muhafazasını sağlamak amacıyla gerekli tüm idari, teknik ve hukuki tedbirleri almakta; bu kapsamda gerekli denetimleri sağlamaktadır.

MADDE 6: KİŞİSEL VERİLERİN GÜVENLİĞİNİN SAĞLANMASI

6.1 Kişisel Verilerin Hukuka Uygun İşlenmesini Sağlamak için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

ULMET, kişisel verilerin hukuka uygun işlenmesini sağlamak için teknolojik imkânlar ve uygulama maliyetine göre teknik ve idari tedbirler almaktadır.

Teknik tedbirler kapsamında: ULMET bünyesinde gerçekleştirilen kişisel veri işleme faaliyetleri teknik sistemlerle denetlenmekte; alınan teknik önlemler periyodik olarak raporlanmakta; teknik konularda bilgili personel istihdam edilmektedir.

İdari tedbirler kapsamında: Çalışanlar, kişisel verilerin korunması hukuku ve kişisel verilerin hukuka uygun olarak işlenmesi konusunda bilgilendirilmekte ve eğitilmektedir. ULMET’in yürütmüş olduğu tüm faaliyetler detaylı olarak analiz edilerek kişisel veri işleme faaliyetleri ortaya konulmaktadır. Çalışanlarla akdedilen sözleşmelere, ULMET’in talimatları ve kanunla getirilen istisnalar dışında kişisel verileri işlememe, ifşa etmeme ve kullanmama yükümlülüğü getirilmektedir.

6.2 Kişisel Verilerin Hukuka Aykırı Erişimini Engellemek için Alınan Teknik ve İdari Tedbirler

Teknik tedbirler kapsamında: Teknolojideki gelişmelere uygun teknik önlemler alınmakta ve periyodik olarak güncellenmektedir. İş birimi bazlı erişim ve yetkilendirme teknik çözümleri devreye alınmaktadır. Virüs koruma sistemleri ve güvenlik duvarlarını içeren yazılımlar ve donanımlar kurulmaktadır.

İdari tedbirler kapsamında: Çalışanlar, kişisel verilere hukuka aykırı erişimi engellemek için alınacak teknik tedbirler konusunda eğitilmektedir. Çalışanlar, öğrendikleri kişisel verileri KVKK hükümlerine aykırı olarak başkasına açıklayamayacakları ve işleme amacı dışında kullanamayacakları; bu yükümlülüğün görevden ayrılmalarından sonra da devam edeceği konusunda bilgilendirilmekte ve taahhütleri alınmaktadır.

6.3 Kişisel Verilerin Güvenli Ortamlarda Saklanması

ULMET, kişisel verilerin güvenli ortamlarda saklanması ve hukuka aykırı amaçlarla yok edilmesini, kaybolmasını veya değiştirilmesini önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri almaktadır. Bu kapsamda teknolojik gelişmelere uygun sistemler kullanılmakta; kişisel verilerin güvenli biçimde saklanmasını sağlamak için hukuka uygun yedekleme programlarından yararlanılmaktadır.

6.4 Kişisel Verilerin Korunması Konusunda Alınan Tedbirlerin Denetimi

ULMET, KVKK’nın 12. maddesi’ne uygun olarak kendi bünyesinde gerekli denetimleri yapmakta veya yaptırmaktadır. Denetim sonuçları ilgili birime raporlanmakta ve alınan tedbirlerin iyileştirilmesi için gerekli faaliyetler yürütülmektedir.

6.5 Kişisel Verilerin Yetkisiz Şekilde İfşası Durumunda Alınacak Tedbirler

ULMET, KVKK’nın 12. maddesi’ne uygun olarak işlenen kişisel verilerin kanuni olmayan yollarla başkaları tarafından elde edilmesi halinde bu durumu en kısa sürede ilgili kişisel veri sahibine ve KVK Kurulu’na bildirecektir.

MADDE 7: VERİ SAHİBİNİN HAKLARININ GÖZETİLMESİ VE TALEPLERİN DEĞERLENDİRİLMESİ

ULMET, kişisel veri sahiplerinin haklarının değerlendirilmesi ve gerekli bilgilendirmenin yapılması için KVKK’nın 13. maddesi’ne uygun olarak gerekli kanalları, iç işleyişi, idari ve teknik düzenlemeleri yürütmektedir.

Kişisel veri sahipleri aşağıdaki haklara ilişkin taleplerini yazılı olarak ULMET’e iletmeleri durumunda, ULMET talebi en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır:

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme
• KVKK ve ilgili kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme

MADDE 8: ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

ULMET tarafından, KVKK ile “özel nitelikli” olarak belirlenen ve hukuka uygun olarak işlenen özel nitelikli kişisel verilerin korunmasında hassasiyetle davranılmaktadır. Bu veriler; ırk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık ve kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik verilerdir.

Özel nitelikli kişisel veriler, KVK Kurulu tarafından belirlenecek yeterli önlemlerin alınması kaydıyla yalnızca kişisel veri sahibinin açık rızasının bulunması veya kanunlarda öngörülen hallerde işlenmektedir.

MADDE 9: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENMESİNE İLİŞKİN HUSUSLAR

ULMET, Anayasa’nın 20. maddesi ve KVKK’nın 4. maddesi uyarınca kişisel verilerin işlenmesinde; hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun, doğru ve gerektiğinde güncel, belirli, açık ve meşru amaçlar güderek, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü biçimde hareket etmektedir. Kanunlarda öngörülen veya kişisel veri işleme amacının gerektirdiği süre kadar kişisel veriler muhafaza edilmektedir.

MADDE 10: KİŞİSEL VERİLERİN KATEGORİZASYONU

ULMET bünyesinde aşağıdaki kategorilerdeki kişisel veriler işlenmektedir:

Kimlik Bilgisi: Nüfus cüzdanı, pasaport, ehliyet, ikametgah gibi belgelerde yer alan bilgiler.

İletişim Bilgisi: Telefon numarası, adres, e-posta gibi bilgiler.

Müşteri Bilgisi: Ticari faaliyetler kapsamında ilgili kişi hakkında elde edilen ve üretilen bilgiler.

Fiziksel Mekan Güvenlik Bilgisi: Fiziksel mekana girişte ve kalış sırasında alınan kayıt ve belgeler.

Finansal Bilgi: ULMET ile kurulan hukuki ilişki kapsamında yaratılan finansal sonuçları gösteren bilgi, belge ve kayıtlar.

Özlük Bilgisi: Çalışanların özlük haklarının oluşmasına temel olacak bilgiler.

Çalışan Adayı Bilgisi: İş başvurusunda bulunan veya aday olarak değerlendirilen kişilere ilişkin veriler.

Hukuki İşlem Bilgisi: Hukuki alacak ve hakların tespiti, takibi ve borçların ifasına ilişkin veriler.

Talep/Şikayet Yönetimi Bilgisi: ULMET’e yöneltilmiş her türlü talep veya şikayetin alınması ve değerlendirilmesine ilişkin veriler.

Özel Nitelikli Kişisel Veri: KVKK’nın 6. maddesinde belirtilen veriler.

MADDE 11: KİŞİSEL VERİLERİN İŞLENME AMAÇLARI

ULMET tarafından kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenmektedir:

• ULMET tarafından yürütülen ticari faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli iş süreçlerinin yürütülmesi
• ULMET’in ticari ve iş stratejilerinin planlanması ve icrası
• ULMET tarafından sunulan ürün ve hizmetlerden ilgili kişilerin faydalandırılması
• ULMET’in insan kaynakları politikaları ve süreçlerinin planlanması ve icra edilmesi
• ULMET ile iş ilişkisi içerisinde olan tarafların hukuki, teknik ve ticari iş güvenliğinin temini
• Müşteri ilişkileri yönetimi süreçlerinin planlanması ve icrası
• Sözleşme süreçleri ve hukuki taleplerin takibi
• Finans ve muhasebe işlerinin takibi
• İş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin planlanması ve icrası
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
• ULMET yerleşkelerinin ve tesislerinin güvenliğinin temini
• Personel temin süreçlerinin yürütülmesi
• İlgili mevzuata uyumun sağlanması

MADDE 12: KİŞİSEL VERİLERİN SAKLANMA SÜRELERİ

ULMET, ilgili kanunlarda ve mevzuatlarda öngörülmesi durumunda kişisel verileri bu mevzuatlarda belirtilen süre boyunca saklamaktadır. Mevzuatta bir süre belirlenmemişse kişisel veriler, işleme amacının gerektirdiği süre kadar saklanmakta; bu sürenin bitiminde silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

Kişisel verilerin işlenme amacı sona ermiş olsa dahi, olası hukuki uyuşmazlıklarda delil teşkil etmesi veya ilgili hakkın ileri sürülebilmesi amacıyla zamanaşımı süreleri gözetilerek sınırlı bir süre daha saklanabilmektedir. Bu sürenin sonunda da kişisel veriler silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

MADDE 13: KİŞİSEL VERİLERİN AKTARILMASI

ULMET, hukuka uygun kişisel veri işleme amaçları doğrultusunda ve gerekli güvenlik önlemlerini alarak kişisel verileri aşağıdaki kişi kategorilerine aktarabilmektedir:

• ULMET iş ortaklarına
• ULMET tedarikçilerine
• Hukuken yetkili kamu kurum ve kuruluşlarına
• Hukuken yetkili özel hukuk kişilerine

Aktarım; iş ortaklığının amaçlarının yerine getirilmesi, tedarikçiden alınan hizmetlerin sunulması, yasal mevzuat kapsamındaki bilgi ve belge talepleri ile hukuki yükümlülüklerin ifası gibi amaçlarla ve bu amaçlarla sınırlı olarak gerçekleştirilmektedir.

MADDE 14: KİŞİSEL VERİLERİN SİLİNMESİ, YOK EDİLMESİ VE ANONİMLEŞTİRİLMESİ

ULMET, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde kişisel verileri aşağıdaki yöntemlerle siler, yok eder veya anonim hale getirir:

Fiziksel olarak yok etme: Otomatik olmayan yollarla işlenen veriler, sonradan kullanılamayacak biçimde fiziksel olarak imha edilir.

Yazılımdan güvenli olarak silme: Dijital ortamda muhafaza edilen veriler, bir daha kurtarılamayacak biçimde güvenli yöntemlerle silinir.

Anonimleştirme: Maskeleme, toplulaştırma, veri türetme veya veri karma yöntemleriyle kişisel veriler hiçbir şekilde kimliği belirli bir kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilir.

MADDE 15: VERİ SAHİBİNİN HAKLARINI KULLANMASI

Kişisel veri sahipleri, haklarına ilişkin taleplerini aşağıdaki yollarla ULMET’e iletebilirler:

Şahsen başvuru: Aksaray’daki ULMET şirket adresine ıslak imzalı dilekçe ile

Posta/kargo: Şirket adresine ıslak imzalı dilekçenin iletilmesiyle

E-posta: Güvenli elektronik imzalı form veya kayıtlı elektronik posta (KEP) aracılığıyla

ULMET, başvuruları talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz (30) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi halinde KVK Kurulunca belirlenen tarifeye göre ücret alınabilecektir.

Kişisel veri sahibi adına üçüncü kişiler tarafından talepte bulunulması için noter onaylı özel vekâletname gerekmektedir.

MADDE 16: POLİTİKA’NIN YÜRÜRLÜK TARİHİ

Bu Politika, 01.01.2026 tarihinde yürürlüğe girmiştir.

ULMET İş Makineleri Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi